Notice of Privacy Practices

 NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

(ENGLISH)

IMPORTANT:  THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT OUR CLIENTS MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW THEY CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

As an essential part of our commitment to you, Weston United maintains the privacy of certain confidential health care information about our clients, known as Protected Health Information (PHI).  We are required by law to protect this health care information and to provide our clients with the attached Notice of Privacy Practices.

The Notice outlines our legal duties and privacy practices in respect to our clients’ PHI.  It not only describes our privacy practices and legal rights, but outlines, among other things, how Weston United  is permitted to use and disclose the PHI, how one can access and copy that information, may request amendment of that information and may request restrictions on our use and disclosure of the PHI.

Weston United is also required to abide by the terms of the version of this Notice currently in effect. In most situations we may use this information as described in this Notice without permission, but there are some situations where we may use it only after we obtain our clients written authorization, if we are required by law to do so.

We respect our clients’ privacy and treat all health care information about clients with care under strict policies of confidentiality that all of our staff are committed to following at all times.

PLEASE READ THE ATTACHED DETAILED NOTICE.  IF YOU HAVE ANY QUESTIONS ABOUT IT, PLEASE CONTACT OUR PRIVACY OFFICER:

Andrea Dogostiano, LMSW
Director of Quality Management and Compliance
290 Lenox Avenue, 3rd Floor
New York, NY 10027
adogostiano@westonunited.org
646-492-5368 

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT OUR CLIENTS MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW THEY CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION.  PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Purpose of this NoticeWeston United is required by law to maintain the privacy of certain confidential health care information, known as Protected Health Information (PHI), and to provide you with a notice of our legal duties and privacy practices with respect to clients’ PHI. This Notice describes legal rights, advises of our privacy practices and outlines how Weston United  is permitted to use and disclose PHI about our clients.

Weston United  is also required to abide by the terms of the version of this Notice currently in effect. In most situations we may use this information as described in this Notice without permission, but there are some situations where we may use it only after we obtain our clients written authorization, if we are required by law to do so.

Uses and Disclosures of PHI: Weston United may use PHI for the purposes of payment and health care operations, in most cases without written permission.  Examples of our use of PHI:

For treatment: This includes the provision, coordination, or management of health care and related services by one or more health care providers, including the coordination or management of health care by a health care provider with a third party; consultation between health care providers relating to a client; or the referral of a client for health care from one health care provider to another.

For payment:  This includes any activities we must undertake in order to get reimbursed for the services provided to our clients, including such things as organizing PHI and submitting bills to insurance companies (either directly or through a third party), management of billed claims for services rendered, medical necessity determinations and reviews, utilization review and collection of outstanding accounts.

Weston United will not use or disclose more information for payment purposes than is necessary.  This is known as using only the minimum necessary amount to accomplish the purpose of use or disclosure.  We are accountable to the Secretary of Health and Human Services to safeguard (keep secure) and protect (keep private) our clients’ information. 

For health care operations:  This includes quality assurance activities, licensing and training programs to ensure that our personnel meet our standards of care and follow established policies and procedures, obtaining legal and financial services, conducting business planning, processing grievances and complaints, creating reports that do not individually identify you for data collection purposes, fundraising and certain marketing activities.

[NOTE: New right] Notification in the Case of a Breach: Weston United is required by law to notify our clients in case of a breach of their unsecured protected health information when it has been or is reasonably believed to have been accessed, acquired or disclosed as a result of a breach.

Use and Disclosure of PHI Without Your Authorization:  Weston United is permitted to use PHI without written authorization, or opportunity to object in certain situations, including:

  1. For Weston United’s use in obtaining payment for services provided or in other health care operations;
  2. To another health care provider or entity for the payment activities of the provider or entity that receives the information (such as your hospital or insurance company);
  3. To another health care provider (such as the hospital) for the health care operations activities of the entity that receives the information as long as the entity receiving the information has or has had a relationship with our clients and the PHI pertains to that relationship;
  4. For health care fraud and abuse detection or for activities related to compliance with the law;
  5. To a family member, other relative or close personal friend or other individual involved in our clients care if we obtain verbal agreement to do so or if we give our clients an opportunity to object to such a disclosure and you do not raise an objection.  We may also disclose health information to family, relatives or friends if we infer from the circumstances that there is no objection. For example, we may assume our clients’ clients agree to our disclosure of personal health information to their spouse when their spouse has called us for them.  In situations where our clients are not capable of objecting (because the clients are not present or due to incapacity or medical emergency), we may, in our professional judgment, determine that a disclosure to our client’s family member, relative or friend is in the best interest. In that situation, we will disclose only health information relevant to that person’s involvement in our client care;
  6. To a public health authority in certain situations (such as reporting a birth, death or disease as required by law, as part of a public health investigation, to report child or adult abuse or neglect or domestic violence, to report adverse events such as product defects or to notify a person about exposure to a possible communicable disease) as required by law;
  7. For health oversight activities including audits or government investigations, inspections, disciplinary proceedings and other administrative or judicial actions undertaken by the government (or their contractors) by law to oversee the health care system;
  8. For judicial and administrative proceedings as required by a court or administrative order, or in some cases in response to a subpoena or other legal process;
  9. For law enforcement activities in limited situations, such as when there is a warrant for the request or when the information is needed to locate a suspect or stop a crime;
  10. For military, national defense and security and other special government functions;
  11. To avert a serious threat to the health and safety of a person or the public at large;
  12. For workers’ compensation purposes and in compliance with workers’ compensation laws;
  13. To coroners, medical examiners and funeral directors for identifying a deceased person, determining cause of death, or carrying on their duties as authorized by law; and
  14. If our clients is an organ donor, we may release health information to organizations that handle organ procurement or organ, eye or tissue transplantation or to an organ donation bank, as necessary, to facilitate organ donation and transplantation.

Any other use or disclosure of PHI, other than those listed above, will only be made with written authorization (the authorization must specifically identify the information we seek to use or disclose, as well as when and how we seek to use or disclose it). Authorization may be revoked at any time, in writing, except to the extent that we have already used or disclosed medical information in reliance on that authorization.

Client Rights: Our clients have a number of rights with respect to the protection of their PHI.

Weston United will permit individuals to exercise client rights.

The right to access, copy or inspect PHI.  This means our clients may come to our offices and inspect and copy most of the medical information about them that we maintain in both paper and electronic format. We will generally permit access, copying or inspection of PHI.  [NOTE: New right] Information held electronically must be provided in electronic form if requested by the client.

The right to amend PHI.  Our clients have the right to ask us to amend their written medical information.  We will consider amend any clients’ PHI.

The right to request an accounting of our use and disclosure of an individual’s PHI.  Our clients may request an accounting from us of certain disclosures of their medical information that we have made in the last six years prior to the date of the request.

We are not required to give an accounting of information we have used or disclosed for purposes of treatment, payment or health care operations.

We also are not required to give an accounting of our uses of PHI for which we already have a written authorization for such use.  To request an accounting of the medical information that we have used or disclosed that is not exempted from the accounting requirement, contact the Privacy Officer listed at the end of this Notice.

The right to request that we restrict the uses and disclosures of an individual’s PHI. Our clients have the right to request that we restrict how we use and disclose their medical information that we have for treatment, payment or health care operations, or to restrict the information that is provided to family, friends and other individuals involved in their health care.  But if the information is needed to provide emergency treatment, then we may use the PHI or disclose the PHI to a health care provider to provide them with emergency treatment.

[NOTE: New right] Our clients have a right to a restriction to disclosure of PHI to a health plan for payment if the client has paid in full for the services and items provided in that visit. .

Revisions to the Notice: Weston United reserves the right to change the terms of this Notice at any time, and the changes will be effective immediately and will apply to PHI that we maintain.  Any material changes to the Notice will be promptly posted in our facilities and posted to our website, if we maintain one.  Our clients will be given a copy of the latest version of this Notice at their next visit or by contacting the Privacy Officer identified below.

Your Legal Rights and Complaints: Our clients also have the right to complain to us, or to the Secretary of the United States Department of Health and Human Services, if they believe their privacy or security rights have been violated. Complainants will not be retaliated against in any way for filing a complaint with us or to the government.  Should our clients have any questions, comments or complaints they may direct all inquiries to the Privacy Officer listed at the end of this Notice.  Individuals will not be retaliated against for filing a complaint.

If you have any questions or if you wish to file a complaint or exercise any rights listed in this Notice, please contact:

Andrea Dogostiano, LMSW
Director of Quality Management and Compliance
290 Lenox Avenue, 3rd Floor
New York, NY 10027
adogostiano@westonunited.org
646-492-5368

To complain to the Secretary of Health and Human Services please use the following information and address:

Region II – New York (New Jersey, New York, Puerto Rico, Virgin Islands)
Linda Colon, Regional Manager
Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
Jacob Javits Federal Building
26 Federal Plaza – Suite 3312
New York, NY 10278
Voice Phone (800) 368-1019
FAX (212) 264-3039
TDD (800) 537-7697

Effective Date of the Notice: September 23, 2013

DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

(SPANISH)

IMPORTANTE: ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE NUESTROS CLIENTES PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELA CUIDADOSAMENTE.

Como una parte esencial de nuestro compromiso con usted, Weston Unidos mantiene la privacidad de cierta información confidencial de cuidado de la salud de nuestros clientes, conocido como información de salud protegida (PHI). Estamos obligados por la ley para proteger esta información de salud y para proporcionar a nuestros clientes con el aviso adjunto de prácticas de privacidad.

El aviso describe nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a PHI nuestros clientes. No sólo describe nuestras prácticas de privacidad y los derechos legales, pero describe, entre otras cosas, cómo Weston United está permitido utilizar y divulgar la PHI, cómo uno puede acceder y copiar esa información, puede solicitar la modificación de esa información y puede solicitar restricciones sobre el uso y divulgación de la PHI.

Weston United también es obligado a acatar los términos de la versión de este aviso actualmente en vigor. En la mayoría de las situaciones podemos utilizar esta información como se describe en este aviso sin permiso, pero hay algunas situaciones donde podremos usar su sólo después de que obtengamos a nuestros clientes autorización, si se nos requiere por ley a hacerlo.

Nos respeta la privacidad de nuestros clientes y tratar toda la salud información sobre clientes con cuidado bajo estrictas políticas de confidencialidad que todo nuestro personal están comprometido a siguiendo en todo momento.

POR FAVOR LEA EL AVISO DETALLADO ADJUNTO. SI TIENES CUALQUIER DUDA, PÓNGASE EN CONTACTO CON NUESTRO OFICIAL DE PRIVACIDAD:

Andrea Dogostiano, LMSW
Director de gestión de calidad y cumplimiento
290 Lenox Avenue, 3º piso
Nueva York, NY 10027
adogostiano@westonunited.org
646-492-5368

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE NUESTROS CLIENTES PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELA CUIDADOSAMENTE.

Propósito de este aviso: Unidos de Weston es requerido por ley a mantener la privacidad de cierta información confidencial de salud, conocido como protegida información médica (PHI) y a proporcionarle un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a PHI los clientes. Este aviso describe los derechos legales e informa de nuestras prácticas de privacidad describe cómo Weston United está permitido usar y divulgar su PHI con nuestros clientes.

Weston United también es obligado a acatar los términos de la versión de este aviso actualmente en vigor. En la mayoría de las situaciones podemos utilizar esta información como se describe en este aviso sin permiso, pero hay algunas situaciones donde podremos usar su sólo después de que obtengamos a nuestros clientes autorización, si se nos requiere por ley a hacerlo.

Usos y divulgaciones de la PHI: Weston unida puede usar PHI para fines de pago y operaciones de atención médica, en la mayoría de los casos sin el permiso escrito. Ejemplos de nuestro uso de PHI:

Para el tratamiento: esto incluye la provisión, coordinación o gestión de salud y servicios relacionados por uno o más proveedores de cuidado de la salud, incluyendo la coordinación o gestión de la salud por un proveedor de atención médica con un tercero; consulta entre prestadores de salud relativos a un cliente; o la remisión de un cliente para la atención médica de un proveedor de cuidado de la salud a otro.

Para el pago: Esto incluye cualquier actividad que realizamos con el fin de obtener un reembolso por los servicios prestados a nuestros clientes, incluyendo cosas como organización PHI y presentar las facturas al seguro compañías (directamente o a través de un tercero), gestión de reclamaciones facturadas por servicios prestados, las determinaciones de necesidad médica y comentarios, la revisión de utilización y cobro de cuentas pendientes.

Weston Unidos no utilizaremos ni divulgar más información para fines de pago de lo necesario. Esto se conoce como usando sólo el mínimo necesario para lograr el propósito del uso o divulgación. Somos responsables ante el Secretario de salud servicios de y humanos de salvaguardia (mantener segura) y proteger (mantener privado) información de nuestros clientes.

Para operaciones de atención médica: Esto incluye las actividades de aseguramiento de la calidad, licencias y programas de capacitación para garantizar que nuestro personal cumplir con nuestros estándares de atención y seguir las políticas establecidas y procedimientos, obtención de servicios legales y financieros, realizando la planificación de negocios, procesamiento de reclamaciones y quejas, creación de informes que hagan individualmente no identifican a usted con fines de colección de datos, para recaudar fondos y ciertas actividades de marketing.

[Nota: nueva derecha]Notificación en caso de violación: Weston Unidos está obligado por ley a notificar a nuestros clientes en caso de una violación de su información de salud protegida no asegurada cuando ha sido o se cree razonablemente que han sido acceder, adquirida o divulgada como consecuencia del incumplimiento.

Uso y divulgación de la PHI sin su autorización: Weston United está permitido usar PHI sin escrito autorización u oportunidad al objeto en ciertas situaciones, incluyendo:

  1. Para Weston del United en obtener el pago por los servicios prestados o en otras operaciones de atención médica;
  2. A otro proveedor de cuidado de salud o entidad para las actividades de pago del proveedor o entidad que recibe la información (por ejemplo, su compañía de seguro o hospital);
  3. A otro proveedor de cuidado de la salud (por ejemplo, el hospital) para las actividades de operaciones de atención médica de la entidad que recibe la información mientras la entidad que recibe la información tiene o ha tenido una relación con nuestros clientes y la PHI pertenece a esa relación;
  4. Para la detección de abuso y fraude de atención médica o para actividades relacionadas con el cumplimiento de la ley;
  5. a un miembro de la familia, otro amigo personal relativa o cerrar u otra persona involucrada en la atención de nuestros clientes si obtenemos un acuerdo verbal para hacerlo o si le damos a nuestros clientes una oportunidad para oponerse a una divulgación y no levanta una objeción. También podemos divulgar información de salud para la familia, parientes o amigos si se infiere de las circunstancias que no existe ninguna objeción. Por ejemplo, suponemos que los clientes de nuestros clientes de acuerdo a nuestra divulgación de información personal de salud de su cónyuge cuando su cónyuge nos ha llamado para ellos. En situaciones donde nuestros clientes no son capaces de oponerse (porque los clientes no están presentes o debido a la incapacidad o emergencia médica), podemos, a nuestro juicio profesional, determinar que una divulgación a nuestro cliente miembro de la familia, pariente o amigo es en el mejor interés. En esa situación, Divulgaremos solamente salud información relevante a la participación de esa persona en nuestro servicio al cliente;
  6. a una autoridad de salud pública en determinadas situaciones (por ejemplo, reportando un nacimiento, muerte o enfermedad según lo requerido por ley, como parte de una investigación de la salud pública, informe, niño o adulto abuso o negligencia o violencia doméstica, para reportar eventos adversos tales como defectos en el producto o para notificar a una persona sobre la exposición a una enfermedad comunicable posible) como es requerido por ley;
  7. Para las actividades de supervisión de salud incluyendo auditorías o investigaciones gubernamentales, inspecciones, procedimiento disciplinario y otras acciones administrativas o judiciales emprendidas por el gobierno o sus contratistas por ley para supervisar el sistema de salud;
  8. Para procesos judiciales y administrativos como requerido por una orden judicial o administrativa, o en algunos casos en respuesta a una citación u otro proceso legal;
  9. Para las actividades de aplicación de la ley en situaciones limitadas, como cuando hay una orden de la solicitud o cuando la información es necesaria para localizar a un sospechoso o detener un crimen;
  10. Para los militares, defensa nacional, seguridad y otras funciones de gobierno especial;
  11. Para evitar una amenaza grave para la salud y la seguridad de una persona o el público en general;
  12. Para propósitos de compensación a los trabajadores y conforme a las leyes de compensación de trabajadores;
  13. a médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias para la identificación de una persona fallecida, determinar la causa de la muerte, o continuar sus deberes según lo autorizado por la ley; y
  14. Si nuestros clientes es un donante de órganos, podemos divulgar información médica a organizaciones que manejan del trasplante del órgano adquisiciones u órganos, ojos o tejidos o a un banco de donación de órganos, según sea necesario, para facilitar la donación y trasplante de.

Cualquier otro uso o divulgación de la PHI, distintos de los enumerados anteriormente, sólo se realizará con autorización por escrito (la autorización debe identificar específicamente la información que buscamos para usar o divulgar, así como cuándo y cómo tratamos de usar o revelar). Autorización podrá ser revocado en cualquier momento, por escrito, excepto en la medida en que nos hemos ya usada o divulgada información médica en dependencia de esa autorización.

Derechos del cliente: Nuestros clientes tienen una serie de derechos con respecto a la protección de su PHI.

Weston Unidos permitirá que las persona para ejercer los derechos del cliente.

El derecho de acceso, copia o inspeccionar PHI. Esto significa que nuestros clientes pueden venir a nuestras oficinas e inspeccionar y copiar la mayoría de la información médica que mantenemos tanto en papel como en formato electrónico. Generalmente podemos permitir acceso, copia o inspección de PHI. [Nota: nueva derecha] Debe proporcionarse información electrónicamente en forma electrónica si solicitado por el cliente.

El derecho a modificar la PHI . Nuestros clientes tienen el derecho de pedirnos que enmendemos su información médica por escrito. Nosotros consideraremos enmendar PHI cualquier clientes.

El derecho de solicitar una contabilidad de nuestro uso y divulgación de la PHI de un individuo . Nuestros clientes pueden solicitar una contabilidad de nosotros de ciertas divulgaciones de su información médica que hemos hecho en los últimos seis años antes de la fecha de la solicitud.

No estamos obligados a dar una contabilidad de la información nos hemos usada o divulgada para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.

También estamos no es necesaria para dar una contabilidad de nuestros usos de PHI para lo cual ya tenemos una autorización por escrito para tal uso. Para solicitar una contabilidad de la información médica que hemos usado o divulgó que no está exento del requisito de la contabilidad, contacte al oficial de privacidad aparece al final de este aviso.

El derecho de solicitar que restrinjamos los usos y divulgaciones de la PHI de un individuo . Nuestros clientes tienen el derecho de solicitar que restringimos cómo usamos y revelamos su información médica que tenemos para tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o restringir la información que se proporciona a familiares, amigos y otros individuos involucrados en su atención médica. Pero si la información es necesaria para proporcionar tratamiento de emergencia, entonces podemos utilizar el PHI o divulgar la PHI a un proveedor de atención médica para proporcionarles tratamiento de emergencia.

[Nota: nueva derecha]Nuestros clientes tienen el derecho de una restricción a la divulgación de la PHI a un plan de salud para el pago si el cliente ha pagado total por los servicios y artículos en esa visita.. 

Revisiones de la notificación : Weston United se reserva el derecho de cambiar los términos de este aviso en cualquier momento, y los cambios serán efectivos inmediatamente y serán aplicables a la PHI que mantenemos. Cualquier cambio material para el aviso será publicado en nuestras instalaciones y publicada en nuestro sitio web, si mantenemos una puntualmente. Nuestros clientes recibirán una copia de la versión más reciente de este aviso en su próxima visita o comunicándose al oficial de privacidad identificados a continuación.

Sus derechos legales y denuncias: Nuestros clientes también tienen derecho a quejarse a nosotros o al Secretario de los Estados Unidos Departamento de salud y servicios humanos, si creen que su privacidad o derechos han sido violados. Los denunciantes no ser represalias contra en cualquier forma para archivar una queja con nosotros o con el gobierno. Si nuestros clientes tienen preguntas, comentarios o quejas que pueden dirigir que todas las consultas al oficial de privacidad aparece al final de este aviso. Individuos no ser represalias contra para archivar una queja.

Si tienes alguna duda o si desea presentar una queja o ejercer cualquier derecho que figuran en este aviso, comuníquese con:

Andrea Dogostiano, LMSW
Director de gestión de calidad y cumplimiento
290 Lenox Avenue, 3º piso
Nueva York, NY 10027
adogostiano@westonunited.org
646-492-5368

Para quejarse a la secretaria de salud y humanos servicios por favor utilizan la siguiente información y Dirección:

Región II – Nueva York (Nueva Jersey, Nueva York, Puerto Rico, Islas Vírgenes)
Linda Colón, Gerente Regional
Oficina de derechos civiles
Departamento de salud y servicios humanos de Estados Unidos
Jacob Javits Federal Building
26 Federal Plaza – Suite 3312
Nueva York, NY 10278
Voz al teléfono (800) 368-1019
FAX (212) 264-3039
TDD (800) 537-7697

Fecha de vigencia del aviso: 23 de Septiembre, 2013